Wie Sie die Vielzahl der Baukalkulationen effizient managen

Und warum Standardisierungen dabei eine tragende Rolle spielen

Ein Artikel von Stefan Pernet, Consultant NEVARIS

Über mangelnde Anfragen kann sich in aktuellen Zeiten wohl kaum ein Bauunternehmen beschweren. Sobald an entscheidender Stelle beschlossen wurde, dass sich der Auftrag lohnen könnte, geht’s an die Kalkulation. Sie ist der Grundstein für den Erfolg des Bauprojekts und letztlich für das Gesamtergebnis des Bauunternehmens. Wie Sie als Kalkulator die Menge an Baukalkulationen so managen, dass Sie effizienter und fehlerlos an Ihr Ziel kommen, weiß Stefan Pernet, Consultant bei NEVARIS.


Ob Kalkulator oder Kalkulant – die Aufgabe ist verantwortungsvoll

In Deutschland lautet die korrekte Berufsbezeichnung Kalkulator/in. In Österreich spricht man von einem Kalkulant bzw. einer Kalkulantin. Die Aufgaben sind identisch. Klar ist jedoch, dass der Umfang der Tätigkeit – unabhängig vom Land und der Berufsbezeichnung – stark variieren kann. Ein Kalkulator in einem international agierenden Unternehmen übernimmt andere Aufgaben als ein Kalkulator in Einzelposition in einem Bauunternehmen mit 50 Mitarbeitern.


Die Bauprojekte sind ausgewählt, die Verträge geprüft – nun ermitteln Sie die benötigten Mengen und Preise, kalkulieren das Angebot und gestalten es aus. Bis zur Abgabe wird je nach Umfang des Projekts einige Zeit ins Land ziehen. Parallel verfolgen Sie eine Vielzahl an Angebotsvolumina, Deadlines für bereits angeforderte Angebote laufen aus und neue Anfragen kommen herein.

  

Bei ca. 60 Prozent der Verluste eines Bauunternehmens liegen fehlerhafte Angebote zugrunde. Nur etwa ein Drittel der Ursachen liegen beim Ausführungsmanagement.

(Quelle: Strategisches Bauunternehmensmanagement, Springer-Verlag Berlin Heidelberg)

 

Kosten, Leistungen, Termine: So Managen Sie Ihre Baukalkulation effizient

Es zeigt sich deutlich, wie wichtig und verantwortungsvoll die Aufgabe eines Kalkulators/Kalkulanten ist. Ihre innerbetrieblichen Prozesse sollten optimiert sein, ob Sie nun in einem mittelständischen Unternehmen oder in einem Baukonzern arbeiten. Das fängt schon damit an, dass es in den meisten Fällen in Baubetrieben mit ca. 20 bis 100 Mitarbeitern keine zentrale Ausschreibungsdatenbank gibt. Das ist in einem Konzern unumgänglich, um zu verhindern, dass unterschiedliche Abteilungen ein und dasselbe Angebot bearbeiten. Mit einer Datenbank reduzieren Sie also Mehrfachaufwände und die Konkurrenz im eigenen Haus.

 

Standardisieren Sie Ihre Abläufe

Auch wenn Sie bei jeder Kalkulation ganz von vorne anfangen müssen, geht Ihnen viel Zeit verloren. Die Einführung von Standards verschafft Ihnen dagegen eine strukturierte Vorgehensweise und ist der Schlüssel für Ihren Erfolg. Eine Bausoftware wie BUILD leitet Sie durch den Prozess der Angebotsphase. Sobald das neue Projekt angelegt ist, durchlaufen Sie die immer gleichen Arbeitsschritte. Das schafft Transparenz und Vergleichbarkeit, spart Zeit und hat den Vorteil, dass Sie direkt darauf hingewiesen werden, wenn Ihnen ein Fehler unterläuft.

Standards in Ausschreibungen bringen ebenfalls Vorteile

Standardisierungen helfen beidseitig – auf Auftraggeberseite und beim Anbietenden. In Österreich wird im Vergleich zu Deutschland mehr mit standardisierten Ausschreibungen gearbeitet. Da ist es üblich, dass das Leistungsverzeichnis zum Beispiel für den Hochbaubereich standardmäßig vorgegeben ist. Dadurch werden die Angebote vergleichbar, weil genau definiert ist, welche Leistung dahintersteht. In Deutschland ist dies bisher überwiegend im öffentlichen Sektor üblich.

 

Arbeiten Sie mit Vorlageprojekten

Der Idealfall ist, dass Sie einen Datenträger mit der Ausschreibung bekommen und diesen einfach einlesen. Ihr erster Schritt: Sie entscheiden, welches Vorlageprojekt Sie verwenden möchten, und kopieren, was Sie in der Vergangenheit schon einmal kalkuliert haben und was identisch zum neuen Projekt ist. So können Sie einen hohen Prozentsatz an standardisierten Positionen übernehmen und die frei definierbaren Positionen manuell hinzufügen.

Eine spezialisierte Kalkulationssoftware hat von Haus aus Standard- Kalkulationen hinterlegt, die dreimal im Jahr aktualisiert werden. Die Durchschnittskosten und Preise werden regelmäßig angepasst und sind DIN- und ÖNORM-konform.

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Greifen Sie für Ihre Kalkulation auf BIM-Daten zurück

Die Arbeitsweise mit BIM wird Ihnen als Kalkulator die Vielzahl der Baukalkulationen erheblich erleichtern. Das Modell weiß, dass die Wand, die Sie gerade kalkulieren, eine Außenwand ist. Damit fließen die Standardkosten für die Außenwand automatisch in Ihre Kalkulation. Zusätzlich können Sie Geo-Koordinationen eingeben, zum Beispiel Italien. Dann weiß Ihr Programm, dass Sie keine vorgehängte Fassade benötigen, sondern eher die Möglichkeiten brauchen, eine Klimaanlage zu platzieren.

„So entsteht eine Verknüpfung zwischen den Elementen im CAD und dem Leistungsverzeichnis. Je mehr Informationen schon in die Erstellung des Modells eingegeben werden, desto automatisierter können diese in die Leistungspositionen einfließen.“

         Stefan Pernet, Consultant bei NEVARIS

 

Machen Sie Ihre Baukalkulationen für andere zugänglich

Anforderungen ändern sich, Mengen variieren, Preise können schwanken. Alle Daten in Ihrer Baukalkulation müssen zeitnah anpassbar sein. Ganz gleich, ob Sie selbst schnell reagieren müssen oder Sie unvorhergesehen nicht zur Verfügung stehen – mit einem Tool, das von überallher und jederzeit abrufbar ist, liegen Sie richtig.

Eine gute Kalkulation kommt jedem Geschmack entgegen. Einige Kalkulatoren mögen eine Darstellung im Sinne der Redewendung „What you see is what you get“. Die Darstellung ist vergleichbar mit der in Word. Inklusive Bildern, die zu den Positionen passen. Andere arbeiten lieber mit Zeilen und Spalten wie in Excel. Eine gute Kalkulationssoftware kann beides abdecken. Die Usability spielt also auch eine wichtige Rolle.

 

Mit einer speziellen Bausoftware behalten Sie alle Timings im Blick

Die größte Herausforderung in Ihrem Daily Business ist es, die vielen Fristen einzuhalten. Pflegen Sie alle Kalkulationen manuell ein, verlieren Sie Zeit. Mit einer speziellen Bausoftware können Sie etwa Timings übersichtlich gestalten, Erinnerungsfunktionen anlegen und den Bauzeitplan implementieren. In unterschiedlichen Darstellungen können Sie so jederzeit nachverfolgen, wie viel oder wenig Zeit Ihnen noch zur Verfügung steht, um das Angebot rechtzeitig abzugeben.

 

Verfassen Sie automatisierte Angebote – so vermeiden Sie Formfehler

Das Angebot ist kalkuliert und muss nun per Datenträger oder per Mail verschickt oder über eine Ausschreibungsplattform hochgeladen werden. Leider sind es immer noch die Klassiker, die in der Praxis zu Kopfschütteln führen. Falsche E-Mail-Adressen, fehlerhafte Firmierungen in der Anschrift, es fehlen Anhänge oder das Passwort für die E-Abgabe ist gerade nicht greifbar. In diesen Fällen hilft eine Bausoftware, die automatisiert Daten verarbeitet – sie unterstützt mich, bis ich im E-Mail-Programm auf Senden klicke. Über Textbausteine wird das Anschreiben befüllt, Anhänge werden automatisch hinzugefügt, Ansprechpartner werden direkt, in CC oder BCC angeschrieben. Überall dort, wo Sie standardisieren können, wo Sie eine Norm für die Abgabe des Angebots haben, arbeiten Sie mit sogenannten Schema-Dateien. Diese Schema-Dateien prüfen einen Abgabe-Datenträger auf Richtigkeit. Wenn ich irgendwas vergessen habe auszufüllen, zeigt das Programm dies an. Auch, wenn ich vergesse eine Position auszupreisen, wird mich das Programm darauf hinweisen.

Vorlagen für Serienbriefe und Deckblätter auf Knopfdruck

Darüber hinaus hilft Ihnen eine Bausoftware beim Erstellen von Deckblättern für Rechnungen, Leistungsverzeichnissen und allen weiteren Formaten, für die Sie Informationen angeben müssen. Mit dieser Funktion haben Sie auch die Möglichkeit, eigene Vertragsbestimmungen mitzuliefern. Das System sucht sich alle relevanten Informationen und fügt zum Deckblatt die entsprechenden Vertragsgrundlagen und geforderten Anhänge hinzu. Wenn ich einmal einen Serienbrief erstellt habe, ist er im System hinterlegt und unterstützt mich Formfehler zu vermeiden.

 

Eine Kalkulationssoftware führt Sie effizient durch Ihre Projekte. Sie haben direkten Zugriff auf Standardleistungsbücher und verbessern durch eine übersichtliche Dokumentation Ihre Kostensicherheit. Leistungsverzeichnisse werden gemäß GAEB und ÖNORM automatisch geprüft. So managen Sie die Vielzahl Ihrer Baukalkulationen.

 

Sie sind Kalkulatorin oder Kalkulant und haben eine Frage? Dann kontaktieren Sie mich. Ich helfe Ihnen gerne weiter!