5 Gründe, warum sich ein ERP-System schon für Bauunternehmen ab 100 Mitarbeitern lohnt

Ein Artikel von Jürgen Willing, Product Evangelist NEVARIS

Jürgen Willing NEVARISViele Bauunternehmer schrecken davor zurück, ihr Unternehmen umfassend zu digitalisieren. Dabei ist die Einführung von Bausoftware einfacher als gedacht und die Vorteile sind immens. Jürgen Willing, Product Evangelist bei NEVARIS, erklärt Ihnen, wie mittelständische Bauunternehmen von einem ERP-System profitieren und was bei der Umsetzung hilft.


Wie Sie Effizienzgewinne mitnehmen – mit ERP-Software speziell für Bauunternehmen

Eine CAD-Software für die Planung von Bauprojekten, ein Programm für die Buchhaltung, dazu eine Vielzahl von Exceltabellen für die Einsatzplanung von Mitarbeitern und Geräten: Meist haben Bauunternehmen keine effiziente, integrierte ERP-Software, sondern ein über die Zeit gewachsenes System an Einzellösungen für die Organisation und Abwicklung ihrer Bauprojekte. Sie wissen es wahrscheinlich: Damit so ein System läuft, ist viel Arbeitszeit erforderlich. „Das geht nur, indem Mitarbeiter alle nötigen Daten mehrfach pflegen – also etwa eine Adresse oder ein bestelltes Material an verschiedenen Stellen ins System eingeben“, sagt Jürgen Willing. „Denn derselbe Posten soll beispielsweise in der Kalkulation, im Einkauf und im Soll-Ist-Vergleich auftauchen. Um alle relevanten Informationen wirklich überall zu dokumentieren, bedeutet das im Zweifel: alles drei-, vier- oder fünfmal eingeben.“

Selbst wenn alles läuft – effizient ist das nicht, denn mit der Eingabe der Daten sind Mitarbeiter viele Stunden in der Woche beschäftigt und alle Informationen in Echtzeit auf dem Tisch zu haben, ist trotzdem nicht möglich. Denn die Systeme sind meist nicht verknüpft und oft können Mitarbeiter nur lokal darauf zugreifen, wenn sie vor Ort im Büro sind.

Grund genug, ein modernes ERP-System für die Baubranche einzusetzen, das alle Daten zusammenbringt und in Echtzeit anzeigen kann. Denn genau das ist die Effizienz, die jedem Bauunternehmer Geld einspart.

„Wir hören immer wieder die Meinung, dass ERP-Lösungen nur für die Großen reserviert sind, sagt Jürgen Willing. „Aber das ist überhaupt nicht so.“

Auch mittelständischen Unternehmen bringt eine ERP-Software einen riesigen Effizienzgewinn, der sogar krisenentscheidend sein kann.

 

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So profitieren kleine und mittelgroße Bauunternehmen von Digitalisierung:

1.    Digitalisierung macht Unternehmen erfolgreich und bereit für das mobile Arbeiten der Zukunft

Ein vernetztes System ermöglicht es Ihrem Bauunternehmen, Ihr Geschäftsmodell noch erfolgreicher umzusetzen: Eine einheitliche und moderne ERP-Bausoftwarelösung schafft die Möglichkeit, auch mobil - also zum Beispiel von der Baustelle, dem Homeoffice oder von einer Niederlassung aus - auf alle Daten zuzugreifen. Dies generiert schon für viele kleinere Unternehmen mit 50 oder 100 Beschäftigten einen klaren Mehrwert.


Cloud-basiertes Arbeiten hilft Unternehmen, sich krisensicher aufzustellen, da es die technischen Voraussetzungen für eine effiziente Projektabwicklung mitbringt.


„Der Effekt nach der Softwareumstellung ist auch für mittelständische Bauunternehmen stark spürbar“, sagt Jürgen Willing. „Unternehmen werden mit einer branchenspezifischen Softwarelösung deutlich effizienter. Entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg ist, dass der Unternehmer seine Zahlen im Griff hat – besonders bei kleinen Umsatzrenditen. Denn Änderungen bei Konstruktion, Zeit-, Material- und Kostenplanung können das ganze Projekt schnell aus der Gewinnzone bringen. Eine ERP-Software, welche die über Jahre unabhängig gewachsene IT-Infrastruktur ablöst, ist für die Transparenz über alle Zahlungsströme die Grundlage.“

 

2.    Der Einstieg in ERP-Software ist modular möglich

Die Umsetzung und Einführung eines ERP-Systems für den Bau orientiert sich am Bedarf Ihres Unternehmens. „Wenn wir eine Gesamtlösung empfehlen, um die volle Wertschöpfung aufzuzeigen, können Kunden zunächst auch mit einzelnen Bereichen beginnen, die für sie besonders wichtig sind“, sagt Willing. Weitere Module werden dann bei Bedarf sukzessive dazugeschaltet. Deshalb müssen Sie keine Sorge haben, dass eine Einführung Ihre Mitarbeiter überfordert. Sie können einen Einführungsplan wählen, der sich auch mit der bestehenden Organisation und begrenzten Ressourcen durchführen lässt. Durch ein integriertes Gesamtsystem fallen außerdem individuelle Lösungen weg. Das bedeutet auch, dass keine Schnittstellen und speziellen Programme neu erstellt werden müssen. Alle Module arbeiten bereits fehlerfrei zusammen. Dies hilft Ihnen in der Betreuung und entlastet das Budget. NEVARIS Finance umfasst daher Programme für die 
Buchhaltung, das Controlling

, Lohn und Gehalt, Geräteverwaltung
 sowie Materialwirtschaft. Für Planer und Bauausführende gehören neben AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnungsprüfung) auch Module für das Projektkonto und die Kostenermittlung dazu.

 

3.    Bausoftware unterstützt die Kernfunktionen eines Bauunternehmens

Damit eine neue Softwarelösung maximalen Nutzen bringt, muss sie die Kernfunktionen des Unternehmens optimal unterstützen. Eine integrierte Software ermöglicht dabei eine nahtlose Zusammenarbeit von Baukalkulationssoftware und ERP. Das beginnt schon bei der Suche nach Bauprojekten: Wie finde ich bestimmte Projekte, welche Projekte sind gerade in der Kalkulation, welche Ausschreibung habe ich gewonnen, welche habe ich verloren, welche kommen bald auf den Markt? Bei NEVARIS finden Unternehmen für all diese Fragen Software für das Kunden- und Projektmanagement, auf Englisch Customer Relations Management (CRM). Die Software verwaltet Ihre Kontakte in einem einzigen CRM-Programm, das herkömmliche E-Mail-Programme, Telefonspeicher und Adressdatenbank vereint und in das Sie weitere Informationen eingeben – und wieder herausfiltern – können. So wird Ihr Kundendatenmanagement professionalisiert.

Um den Zuschlag zu bekommen, brauchen Sie als Nächstes ein Angebot. Denn Bauunternehmen gewinnen Projekte nur durch eine fundierte Baukalkulation. Um Projekte schnell und exakt zu kalkulieren, greifen Sie auf Daten im Bereich der Beschaffung und der Buchhaltung zurück. Eine integrierte ERP-Software unterstützt Sie in Ihrem Bauprojekt.

Eine ERP-Software speziell für die Baubranche bildet sämtliche Bereiche der Unternehmensaktivität ab.

 

4.    Effizientes Dokumentenmanagement und Integration von Altdaten

Ein wesentlicher Vorteil einer integrierten Softwarelösung ist ein wirklich umfassendes Dokumentenmanagement. Das Beispiel der elektronischen Rechnungsprüfung bei der Bauabrechnung zeigt, welchen Vorteil dies bringt: Jede Rechnung wird bereits bei Eingang, noch bevor sie verbucht ist, mit der Bestellung aus dem Einkauf abgeglichen. Der Bauleiter erhält eine Benachrichtigung, damit er die Rechnung prüfen kann. Sie liegt digital in der Cloud und der Bauleiter bekommt sie zusätzlich in sein Postfach. Er kann sie nun überall prüfen, ob er auf der Baustelle oder zu Hause im Homeoffice ist. Er erkennt, wo ein Skontoverlust oder dergleichen droht – was erhebliche finanzielle Auswirkungen haben kann.

Altdaten lassen sich bei einem Neueinstieg aus Altsystemen übrigens übernehmen. Jürgen Willing sagt dazu: „Im Zuge der Datenmigration, also der Übernahme der Daten aus dem Altsystem heraus, überprüfen wir auch die Datenqualität gemeinsam mit dem Kunden. Wo es möglich ist, versuchen wir sie zu verbessern, fehlende Information zu ergänzen und diese so auf ein höheres Niveau anzureichern. Dadurch müssen Kunden nicht komplett neu anfangen. Mehrfach vorhandene Daten, sogenannte Doubletten, bereinigen wir, um zu einem optimal verwendbaren Datenbestand zu kommen.“

 

5. Digitalisierung erfüllt gesetzliche Vorgaben bei öffentlichen Ausschreibungen

Die gesetzlichen Vorgaben bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen umfassen heute auch die BIM-Fähigkeit Ihres Unternehmens. Denn mit BIM-Software können alle Projektbeteiligten Aufträge vernetzt planen, ausführen sowie bewirtschaften – auf einer gemeinsamen Datenbasis. Ein BIM-fähiges ERP ermöglicht Projektverantwortlichen sowie teilnehmenden Unternehmen die Kontrolle über sämtliche Kosten und Fristen. Unternehmen, die eine BIM-fähige ERP-Softwarelösung wählen, erhalten sich damit auch die Möglichkeit, an diesen Aufträgen mitzuarbeiten. Gleichzeitig sind alle Projektdaten inklusive Plänen, 3-D-Modellierung und Leistungsverzeichnis jederzeit auf dem aktuellen Stand.

 

Nevaris unterstützt bei der Umsetzung eines ERP-Systems für den Bau

„Unsere wichtigste Aufgabe: Wir begleiten unsere Kunden ganz eng bei der Einführung “, sagt Jürgen Willing. Deswegen gibt es bei NEVARIS Schulungen und Seminare, in denen Unternehmen auch erfahren, welche Lösungen andere Kunden aus der Branche gewählt haben. Die große Zahl an Referenzen ermöglicht wertvolle Einblicke. „Wir zeigen verschiedene Handlungsmöglichkeiten im Sinne einer Best-Practice-Lösung auf. Kunden wählen dann, welche die für sie geeignete ist, und diese setzen wir dann um.“

NEVARIS stellt Kunden seine Spezialisten für die Dauer der Einführung zur Verfügung. Einzelne Mitarbeiter kümmern sich dann beispielsweise ausschließlich um den Bereich Baulohn oder Controlling, andere um das Thema Materialwirtschaft.

Das nimmt die Sorge vor der Umsetzung und Unternehmen stellen sich mit gewonnener Effizienz krisensicher für die Zukunft auf.

 

Möchten Sie sich und Ihr Bauunternehmen mit meiner Hilfe zukunftsfähig aufstellen? Dann kontaktieren Sie mich. Ich helfe Ihnen gerne weiter!


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