Wer für 250 der größten Bauunternehmen Deutschlands eine FINANCE-Lösung entwickelt hat, kann das auch für Ihr Unternehmen tun

Ein Artikel von Jürgen Willing, Product Evangelist NEVARIS

Jürgen Willing NEVARIS

Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist – von den größten Bauunternehmen Deutschlands kann man lernen, wenn es um die Implementierung neuer Software geht. Jürgen Willing, Product Evangelist bei NEVARIS, erzählt im Interview, warum langjährige Erfahrung bei der Softwareentwicklung wichtig ist.

 

250 der größten Bauunternehmen Deutschlands setzen auf NEVARIS FINANCE – aus welchen Bereichen kommen diese Unternehmen?

NEVARIS hat die gesamte Bauindustrie im Fokus und entwickelt Software für viele der größten Unternehmen in der Branche. Die Firmen haben unterschiedliche Tätigkeitsgebiete vom Roh- und Tiefbau über Schlüsselfertigbau bis hin zur Projektentwicklung – die ganze Bandbreite eben. Da unsere Kunden sehr heterogen aufgestellt sind, wollen wir mit unserer Lösungspalette auch alle Facetten abbilden.

Viele der größten Bauunternehmen sind dabei nicht nur in der Erstellung von Bauwerken unterwegs, sondern auch in der gesamten Lieferkette der benötigten Baustoffe. Das können Betonwerke oder auch Deponien etwa für Bauschutt oder Bodenaushub sein, oder auch der Logistikbereich. Auch hierfür entwickeln wir Softwarelösungen. NEVARIS konzentriert sich auf den deutschsprachigen Raum. Die größten Bauunternehmen hier haben zwar in der Regel Auslandstöchter, steuern diese aber von Deutschland aus. Wir entwickeln ERP-Software für die größten Bauunternehmen, die eine sehr hohe Fertigungstiefe haben, und bieten dafür umfassende und smarte Lösungen.

 

Was wollen Bauunternehmen mit einer neuen Software erreichen?

In der Regel geht es Bauunternehmen nicht darum, nur ein einzelnes Programm, beispielsweise für die Buchhaltung, zu implementieren. Sie wünschen sich vielmehr, mithilfe der Finance-Software sämtliche internen Prozesse abzubilden.

 

Das Ziel: komplexe Unternehmensprozesse entsprechend den Prozessdiagrammen integriert ablaufen lassen.

 

Viele Vorgänge laufen dann automatisiert ab, ohne dass Mitarbeiter manuell eingreifen müssen. Von der Bestellung über die Lieferung bis zur Verbuchung greifen alle Prozesse so ineinander, und so geht es weiter bis zur Zahlung des Belegs und der entsprechenden Abbildung in der Kostenrechnung. All diese Vorgänge werden außerdem verknüpft mit einem Dokumentenmanagement, sodass Mitarbeiter alle Prozesse digital nachvollziehen können, ganz egal, von wo aus sie gerade arbeiten.

Viele Unternehmen wünschen sich daneben eine Verbesserung im Berichtssystem, speziell im Bereich Controlling. Firmen, die bisher mit älterer Bausoftware gearbeitet haben, freuen sich darüber, wenn das System Informationen für die Entscheidungsfindung transparent aufbereitet und sauber darstellt. Dazu zählt nicht nur das interne, sondern auch das externe Berichtswesen, das Daten als Grundlage für die Planungsprozesse im Unternehmen aufbereitet. Die Darstellung in Echtzeit ist für viele ein echter Fortschritt – und in unruhigen Zeiten wie der Corona-Pandemie ein wichtiges Thema.

 

Gute Software hat etwas mit der Corona-Krise zu tun?

Ja, denn auch an der Baubranche geht die Corona-Krise nicht spurlos vorbei. In vielen Unternehmen unserer Kunden arbeiten beispielsweise Buchhalter im Homeoffice. Personen, die von zu Hause aus arbeiten, brauchen ein System, mit dem sich Zugänge und Berechtigungen sauber abbilden lassen – also die Frage: Wer darf was sehen? Außerdem ist es essenziell, Informationen jederzeit abrufen zu können. Ein gut funktionierendes Dokumentenmanagement, das direkt ins System integriert ist, unterstützt den Workflow: Wenn die dezentrale elektronische Bearbeitung einer Rechnung oder von Verträgen und Bestellungen ermöglicht wird, müssen Mitarbeiter nicht mehr physisch vor Ort sein, sondern können Informationen direkt am Beleg weitergeben. So ist immer transparent und nachvollziehbar, wer was wann getan hat. Das macht die gesamte Arbeit mobiler und unkomplizierter.

 

Kunden, die wir vor einigen Jahren betreut haben, sagen uns, dass sie diese Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise während der Corona-Zeit ohne die neue Software nicht geschafft hätten.

 

Die neue Arbeitsweise wäre mit der älteren Software einfach nicht denkbar gewesen und erforderte die persönliche Anwesenheit im Büro.

 

Gibt es Besonderheiten bei großen Bauunternehmen aus Sicht eines Softwareanbieters?

Große Bauunternehmen unterscheiden sich im Hinblick auf die kaufmännische Abwicklung von der „normalen“ Industrie. Bauunternehmen arbeiten sehr projektorientiert. Das bedeutet, dass jedes einzelne Projekt für sich genommen eine kleine Dateninsel ist. Mit unserer Software verknüpfen wir diese einzelnen Dateninseln und binden sie ins übergeordnete Rechnungswesen des Bauunternehmens ein. So erreichen wir einen Austausch zwischen den Werten der Kalkulation, um einen Soll-Wert zu bilden, den wir dann dem kaufmännischen Ist-Wert gegenüberstellen. Auf diese Weise bekommen wir etwa einen Soll-Ist-Vergleich im Sinne eines BAB (betrieblichen Abrechnungsbogens) hin. Wir schaffen es aber auch, nur die Daten eines Projekts mit auf die Baustelle zu nehmen – sogar wenn kein Internet verfügbar ist.

 

Wie individuell müssen Softwarelösungen sein?

Praktisch jeder unserer größeren Kunden hat auch Software-Produkte im Einsatz, die nicht von uns sind. Für viele unserer Kunden bauen wir deshalb kundenindividuelle Schnittstellen zu anderen Systemen. Wir programmieren sie gemeinsam mit ihnen nach Definition des richtigen Workflowprozesses, damit die Daten sauber ineinander übergehen, auch wenn andockende Systeme nicht aus dem Hause NEVARIS kommen.

Wir arbeiten aber auch mit sehr modularer Software, die wir feingliedrig zerlegen können. Die Inhalte der Umsetzung schneiden wir passgenau auf jedes Unternehmen zu. Große Unternehmen planen eine höhere Anzahl verschiedener Module ein, während kleinere und mittlere Unternehmen mit deutlich weniger zurechtkommen – wodurch auch ihr Budget sinkt. Zu einem späteren Zeitpunkt können Unternehmen überlegen, ob sie weitere Module hinzufügen.

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Und davon profitieren kleinere Bauunternehmen?

Kleine und mittlere Unternehmen haben zwar in der Regel nicht dieselbe Wertschöpfungstiefe. Doch Digitalisierung ist nicht nur für die Großen. Und kleinere Unternehmen profitieren von der Erfahrung, die wir mit den größten Bauunternehmen gesammelt haben.

Weil wir viele große Projekte machen, haben wir entsprechende Erfahrung und wissen, was Bauunternehmen brauchen und wie sie die Software am besten implementieren. Ein kleineres oder mittleres Unternehmen kann sicher sein, dass alles, was sie wünschen, bei uns schon Dutzende Male erledigt worden ist. Und die Lernkurve sitzt nicht nur bei einzelnen Mitarbeitern im Projektmanagement, sondern im gesamten Unternehmen. Denn wir sind es gewohnt, mit großen Kunden über schwierige Fragestellungen zu sprechen.

 

Auch kleine und mittlere Unternehmen profitieren davon, dass wir im Prinzip jede der Fragestellungen, die ein Kunde hat, schon in anderen Bereichen umgesetzt haben.

 

Unsere Erfahrungen lassen wir natürlich auch in unsere Standards einfließen. Und unsere Mitarbeiter können berichten, wie eine Best-Practice-Lösung für solche Bereiche bei größeren Kunden umgesetzt wird. Das ist ein Know-how-Transfer. Manchmal können wir dadurch mehr als das, was Unternehmen eigentlich wollten. So können sie neue Software sehr zügig einführen.

 

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Wie sollten Bauunternehmen sich auf den Software-Wechsel vorbereiten?

Unternehmen sollten die zeitliche Dimension der Umsetzung gut planen. Ein Umstieg auf einen Schlag – ein sogenanntes Big-Bang-Szenario – bei dem zu einem Stichtag alles umgestellt wird, lassen die Ressourcen eines Unternehmens meist nicht zu. Deswegen entwickeln wir in der Regel einen Pilotmandanten – eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit auf der obersten Ebene des IT-Systems –, den wir später als eine Art Kopierschablone weiterverwenden, um eine einheitliche Datenstruktur zu haben. Dann stellen wir sukzessiv Mandant für Mandant, Bereich für Bereich, Einheit für Einheit um. Kunden haben begrenzte personelle Ressourcen und es muss mit dem vorhandenen Personal gehen. Und bei der Anzahl der Mandanten bedeutet das oft, dass wir einen längeren Umstellungszeitraum haben. Das bedeutet aber auch, dass diese zeitliche Entzerrung eine Herausforderung bei Unternehmen ist, bei denen der Wartungsvertrag eines Altsystems ausläuft oder der Umstieg schneller geschaffen werden muss. Und für diese Fälle muss man sich ein fundiertes Projektvorgehen überlegen.

Es hilft, wenn wir einen gemeinsamen Beratungsprozess starten, der damit beginnt, eine gemeinsame Bedarfsanalyse aufzubauen. Dabei tauschen wir uns darüber aus, welche bewussten und unbewussten Anforderungen der Kunde hat und welche weiteren Vorteile NEVARIS-Software bieten kann.

Wir unterstützen Kunden auch bei der Implementierung und stellen dafür Projektmanagement-Tools und Projektleiter bereit. Deshalb beginnt ein solcher Prozess bei uns immer mit einer unverbindlichen Beratung. Daraus kann sich die Idee eines Projekts entwickeln. In gemeinsamen Präsentationen und Workshops arbeiten wir dann heraus, was machbar ist. Wir wünschen uns einen unvoreingenommenen Einstieg in den Beratungsprozess im Sinne einer Bestandsaufnahme, bei der wir den Ist-Zustand und den möglichen Soll-Zustand erst mal klären, bevor wir zur eigentlichen Software kommen. Und das gilt für kleinere und mittlere Unternehmen genauso wie für die größten Bauunternehmen Deutschlands.

 

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