Digitales Bautagebuch: Zeit sparen & Kosten reduzieren

Ein Artikel von Eva-Marion Beck

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Alle reden darüber, immer mehr Architekten und Baubetriebe nutzen es: das digitale Bautagebuch. Mit gutem Grund, denn dadurch wird eine lückenlose Baustellendokumentation und die saubere Koordination von Prozessen einfacher möglich. In diesem Artikel erfahren Sie, warum ein digitales Bautagebuch Ihnen viel Zeit, Geld und Nerven spart – als App oder integriert in Ihre Softwarelandschaft.

Mehr Effizienz mit dem digitalen Bautagebuch

Das offizielle Bautagebuch ist das wichtigste Element im Berichtswesen auf der Baustelle. Bei jedem Bauprojekt ist das Führen eines Bautagebuchs Pflicht und die Bauherren dürfen es auf Wunsch einsehen. Daher ist es kein Wunder, dass Architekten und Bauleiter versuchen, ihre Bautagebücher akribisch zu pflegen.

Ein Bautagebuch ordentlich zu pflegen, stellt alle Beteiligten vor große Herausforderungen. Denn: Je nach Dauer und Größe des Projekts wird die Dokumentation via Papier unübersichtlich und komplexe Gegebenheiten lassen sich meist nur schwer und mit großem Zeitaufwand nachvollziehen. So laufen Baupläne, Fotos oder Notizen schnell Gefahr, durcheinander zu geraten oder übersehen zu werden. Das kann schwerwiegende Fehler verursachen, die gravierende Folgen– bis hin zu rechtlichen Konsequenzen bei Regressansprüchen – haben können.

Der Einsatz einer Software kann an dieser Stelle helfen und sinnvoll sein. Durch das Arbeiten mit einer digitalen Baustellendokumentation reduzieren sich die Fehlerquellen, administrative Wirren und Redundanzen werden vermieden und das Haftungsrisiko minimiert sich. Immer mehr Bauprofis greifen daher zum digitalen Bautagebuch.

 

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DiGitale Dokumentation mit dem intuitiven Bautagebuch

Mit einem digitalen Bautagebuch lassen Sie die Zettelwirtschaft hinter sich und profitieren von zahlreichen wertvollen Funktionen, die ein entspanntes Baumanagement unterstützen: Von der Baustellenbesetzung und Tagesleistung über die Materialplanung und den Geräteeinsatz bis hin zur Dokumentation von Fotos können alle wichtigen Daten erfasst und die komplette Baustellen-Disposition digital und in Echtzeit auf einen Server im Büro übertragen werden. Auch Informationen über Nachunternehmer, den Baufortschritt, die Behebung von Mängeln und Kommentare werden im digitalen Bautagebuch zusammengeführt. Die Arbeitszeiterfassung erfolgt durch die Mitarbeiter selbst via Smartphone oder Tablet. Auch Wetterdaten zieht sich die App – selbständig mit Zeitpunkt und GPS-Koordinaten.

Aus all diesen Informationen erstellt das Programm dann automatisch ein hieb- und stichfestes Bautagebuch – digital.

 

Das bautagebuch: rechtliche Pflicht digital erfüllen

Rechtlich ist das Führen eines Bautagebuchs bei jedem Bauprojekt verpflichtend. Um es gegebenenfalls auch als Beweismittel nutzen zu können, muss es zeitnah geführt werden, am besten täglich, und mit Datum und Unterschrift versehen werden. Zusätzlich muss es in schriftlicher Form geführt werden, egal ob handschriftlich oder digital. In jedem Fall muss gewährleistet sein, dass alle geforderten Informationen darin enthalten sind. Dies gelingt leichter, wenn alle Beteiligten ihre Informationen eigenständig in das digitale Bautagebuch via App sofort eintragen können: So ist ihr Bautagebuch immer tagesaktuell gepflegt und das gemeinsame Arbeiten wird zeit- und kostensparender gestaltet.

 

Vorteile des digitalen Bautagebuchs

Neben der besseren rechtliche Absicherung bietet die Baustellendokumentation via App und Software-Lösung weitere nennenswerte Vorteile:

Lückenloses, einfaches Erfassen von Daten

  • Daten, Fotos und Dokumente lassen sich bei der digitalen Baustellendokumentation mit wenigen Klicks gezielt bestimmten Tagen zuordnen.
  • Sich wiederholende Inhalte können automatisiert hinzugefügt werden, anstatt sie jeden Tag erneut von Hand einzuschreiben.
  • Prozesse rund um die Kommunikation und Dokumentation werden mit dem digitalen Bautagebuch wesentlich beschleunigt.

Transparenz und bessere Koordination

  • Alle berechtigten Mitarbeiter haben digitalen Zugriff auf das Bautagebuch, wichtige Daten stehen jedem sofort zur Verfügung.
  • Über Suchfunktionen kann auf Einträge bestimmter Tage oder auf Notizen digital zugegriffen werden.
  • Für Transparenz sorgt das unkomplizierte Versenden von Mängelberichten, Protokollen oder Ähnlichem per E-Mail. So sind alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand des Projekts.

Flexibilität und Mobilität

  • Das digitale Bautagebuch kann von jedem Berechtigten sowohl im Büro am Desktop-PC als auch mit Smartphone oder Tablet direkt auf der Baustelle verwendet werden.
  • Bei schlechtem Empfang ist die Datenerfassung offline möglich.
  • Auch eine spätere Nachpflege im Büro ist kein Problem.

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Das digitale Bautagebuch in der Praxis

Der Umstieg vom klassischen Bautagebuch auf eine digitale Baustellendokumentation verläuft recht unkompliziert. Nach der Registrierung und dem Download der Software können Sie erste Projekte innerhalb weniger Minuten angelegen. Die Bedienung ist vergleichbar intuitiv wie zum Beispiel die von WhatsApp. Ihre Mitarbeiter müssen keine „Digital Natives“ sein, um sich schnell zurecht zu finden.

Ihr neues digitales Bautagebuch lässt sich problemlos in Ihre Softwarelandschaft integrieren, sodass Sie die gewonnenen Daten vielfältig nutzen und verarbeiten können – weitere wertvolle Synergien für mehr Zeit- und Kostenersparnis. Ein entspannteres Arbeiten und die einfachere Kommunikation im Team führen dank des digitalen Bautagebuchs zügiger zu Ergebnissen.

 

Gut zu wissen: digitales Bautagebuch im Überblick

Um Ihnen einen noch besseren Überblick zum digitalen Bautagebuch zu geben, beantworten wir nachfolgend die wichtigsten Fragen zur digitalen Baustellendokumentation:

Warum ist ein digitales Bautagebuch sinnvoll?

Ein digitales Bautagebuch dient – wie auch ein handschriftliches Bautagebuch – als Leistungsnachweis und zur Dokumentation des Baustellenfortschritts. Es gibt einen Überblick zum tagesaktuellen Stand des Bauprojekts. Dass ein digitales Bautagebuch sinnvoller ist, als ein handschriftliches Bautagebuch ist einfach erklärt:

Wichtige Informationen können mobil via Bautagebuch-App von jedem Ort samt Beschreibungen und Bildern erfasst werden. So sparen Sie wertvolle Zeit, müssen nicht nachträglich manuell Informationen nachtragen und haben ein einziges, minutenaktuelles Informationsmedium für alle Beteiligten. Letzteres vereinfacht die Kommunikation und beugt Missverständnissen vor.

Das digitale Bautagebuch kann als einzige Informationsquelle für das gesamte Bauprojekt zudem als sicheres Beweisdokument im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung dienen – ohne das lange Suchen handschriftlicher Aufzeichnungen des entsprechenden Tages notwendig ist.


Welche Angaben gehören in ein Bautagebuch?

Ein Bauleiter oder der bauaufsichtsführende Architekt sind zum Führen eines Bautagebuchs verpflichtet. Unter anderem sollten folgende Angaben in Ihrem Bautagebuch enthalten sein:

  • Baustellendaten (inkl. Projektnummer, anwesende Mitarbeiter etc.)
  • Mängel
  • Baufortschritt
  • ausgeführte Arbeiten
  • verwendete Geräte & Materialien
  • Daten zu Nachunternehmern
  • Wetterverhältnisse bzw. Witterungsbedingungen (Niederschlag, Temperatur etc.)
  • u.v.m.

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Was sollte ein digitales bautagebuch können?

Alle Projektbeteiligten sollten von überall Einträge erstellen und die Informationen anderer jederzeit abrufen können. Egal ob vom PC im Büro oder mit dem Smartphone oder Tablet direkt auf der Baustelle.

Ein digitales Bautagebuchs sollte Daten automatisch erfassen, das heißt, die Wetterdaten, Stammdaten der Kunden und weitere relevante Informationen werden via App eigenständig zugeordnet, ohne dass irgendjemand diese Daten gesondert erfassen muss. Die so entstehende Zeitersparnis senkt die Kosten und vereinfacht die Arbeitsabläufe.

Ein digitales Bautagebuch sollte zudem in der Lage sein, externen Auftraggebern Einblicke zu geben, das ermöglicht eine transparente Zusammenarbeit. Diese wird bei guten digitalen Bautagebüchern noch durch eine Mailfunktion ergänzt: Bautagesberichte sollten einfach via Mail als Excel oder PDF zu versenden sein.

Neben den genannten Punkten sollte das digitale Bautagebuch vor allem seiner ursprünglichen Funktion nachkommen, nämlich alle relevanten Daten und Informationen zur Baustelle bzw. dem Bauprojekt an einer Stelle zu erfassen: Arbeitszeiten der Mitarbeiter, Bilder der Baustelle und weitere wichtige Details sind essenziell für die digitale Baustellendokumentation und die rechtliche Absicherung.

 

Arbeiten mit dem digitalen Bautagebuch: Einfach starten!

Nur durch ein sauber und zuverlässig geführtes Bautagebuch können Sie sicher gehen, im Schadensfall alle wichtigen Informationen vorlegen zu können. Digitale Lösungen zur Baustellendokumentation vereinfachen die lückenlose Datenerfassung während Ihres Bauprojekts.

Möchten auch Sie in Zukunft mit einem digitalen Bautagebuch arbeiten? Dann schauen Sie doch mal bei unserer Tochterunternehmung 123erfasst vorbei und testen Sie die digitale Baustellendokumentation unverbindlich 14 Tage kostenfrei.

 

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Bildnachweis: 123erfasst.de