Ein Bauprojekt – zehn Bauprogramme? Das war gestern!

Schluss mit Excel und anderen Insellösungen – wie Sie mit einer Bausoftware effizienter an Ihr Ziel kommen

Ein Artikel von Thorsten Wenzel, Director Sales NEVARIS

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Bauunternehmen haben oftmals ein Mengenproblem. Viele Aufträge, zu wenig Mitarbeiter, wenig Marge und etliche Bauprogramme und IT-Lösungen. Wie Sie mit einem Gesamtsystem den kompletten Bauzyklus abdecken können und dabei wesentlich effizienter an Ihr Ziel kommen, erfahren Sie von Thorsten Wenzel, Director Sales von NEVARIS, in diesem Artikel.


Die Story der 1001 Bauprogramme – ein gewachsenes Problem?

Werfen wir heute einen Blick auf die Systemlandschaften in Bauunternehmen, stellen wir fest: Es herrscht Uneinigkeit – ganz gleich, ob im mittelständischen Betrieb oder im Bauunternehmen mit mehreren Niederlassungen: Jede Fachabteilung arbeitet mit ihren eigenen, untereinander nicht kompatiblen Programmen. Diese heterogene Systemlandschaft kommt dadurch zustande, dass etablierte Bauunternehmen historisch gewachsen sind. Der Klassiker: Die Firmengründer sind mit einer kleinen Mannschaft gestartet. Da ging es erst einmal nur darum, einen Auftrag auszuführen. Danach wurde das Unternehmen größer, wickelte mehr Aufträge ab und stellte mehr Rechnungen. Irgendwann wurde es schwierig, den Überblick zu behalten – welche Rechnungen sind erstellt worden, welcher Kunde hat schon bezahlt und wer nicht? Daraufhin wurde eine Buchhaltungssoftware eingekauft. Später kam eine Kalkulationssoftware dazu. Vieles wurde vielleicht lange Zeit gut und schnell über Microsoft Office abgewickelt. Angebote konnten in Word erstellt werden, offene Posten wurden in Excel abgebildet. So hat man sich beholfen und über Jahre viele Insellösungen geschaffen. Vor allem Lösungen, die ad hoc ein Problem beseitigt haben.

 

Wachstum durch Zukäufe führte zu heterogenen Systemlandschaften

Teilweise sind Bauunternehmen auch durch anorganisches Wachstum größer geworden. Zum Beispiel, weil die Inhaber oder Geschäftsführer eines Hoch- und Tiefbaubetriebes das Portfolio erweitert und weitere Geschäftsfelder erschlossen haben. So entstanden Unternehmenszukäufe in den Bereichen Ver- und Entsorgung, also Transport- und Logistikthemen, Fertigteilwerke, Beton- oder Asphaltherstellung. Und in allen neuen Teilbereichen gab es bereits vorhandene Systeme, die dann in die Gesamtstruktur eingebunden wurden. Oder es gab dort Excel oder auch gar keine IT-Systeme. Damit die Mitarbeiter aber schnell arbeitsfähig waren, wurde auf die Schnelle eine vermeintlich passende Software dazugekauft oder entwickelt.

Manchmal liegt der Grund der 1001 Insellösungen aber auch in der Mitarbeiterentwicklung. Als Beispiel: Das Bauunternehmen Müller hat seit Einführung der Kalkulationssoftware immer mit Produkt x gearbeitet. Das Unternehmen ist gewachsen und hat weitere Kalkulatoren eingestellt. Der neue Kalkulator hat bei seinem vorherigen Arbeitgeber immer mit der Kalkulationssoftware y gearbeitet. Damit kennt er sich aus und möchte diese Software weiterhin nutzen. Also wird die Anwendung für ihn angeschafft. Später kommen weitere Kalkulatoren hinzu. Wiederum von anderen Bauunternehmen, die andere Kalkulationssoftware genutzt haben. So kann es also sein, dass nicht nur eine, sondern mehrere Softwarelösungen in ein und derselben Abteilung existieren und für identische Aufgaben genutzt werden.

  

Von der FiBu bis zum CAD:
zehn oder mehr Bauprogramme sind keine Seltenheit

Die Vielfalt der IT-Systeme hängt davon ab, wie das Bauunternehmen organisiert ist. In der Regel gibt es ein CRM-Tool, eine AVA-Software, eine Kalkulationssoftware, ein CAD-Programm und eine kaufmännische Software. Wenn wir uns nur mal den kaufmännischen Bereich ansehen, bleibt es in der Regel auch hier nicht nur bei einer Lösung: FiBu, Lohn, Geräte disponieren und verwalten, Werkstatt, Lager, Einkauf, Materialwirtschaft, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Steuerung der Mitarbeiter und ein Projektmanagement-Tool sind im Einsatz und im besten Fall über Schnittstellen verbunden. So entsteht über Jahre ein Konglomerat aus vielen Insellösungen.

 

3 Herausforderungen, die Insellösungen mit sich bringen


Herausforderung 1:

Im Alter braucht es mehr Pflege – wie beim Menschen, so in der Software

Viele Software-Produkte, die heute noch im Einsatz sind, haben schon eine recht lange Lebensdauer. Und damit gehen gleich eine ganze Reihe an Herausforderungen einher. Wer eine IT-Lösung vor fünf oder zehn Jahren eingeführt hat, muss regelmäßige Updates installieren, neue Schnittstellen einführen oder warten und auch ansonsten dafür sorgen, dass die Lösungen weiter ihren Zweck erfüllen. Da geht es oft um gesetzliche und steuerliche Anforderungen, die sich ändern können und von der Software abgedeckt werden müssen. Auch der Markt verändert sich. Wenn der Markt boomt, lege ich als Bauunternehmen in meiner IT-Landschaft auf andere Funktionen wert, als wenn der Markt lahmt. Das erfordert aus der Software heraus viel Flexibilität, über die ältere Produkte meist nicht verfügen. Dazu kommt, dass die technologische Plattform – also die Programmier-Grundlage der Anwendung – irgendwann nicht mehr zukunftsfähig ist. Zum Beispiel, um per Schnittstelle das eine System mit dem anderen zu verbinden, um Daten austauschen zu können.

 

Herausforderung 2:

Auch IT-Profis gehen mal in Rente – und damit vielleicht auch das interne Wissen zur genutzten Software

Wie in Herausforderung 1 gezeigt – eine alte technologische Basis bedeutet auch immer einen hohen Pflegeaufwand. Veränderungen und Anpassungen bei einer alten Software dauern oft länger und sind kostenintensiver als bei modernen Lösungen. Und es bedarf einer gewissen Manpower. Irgendwann kriegen Sie das entsprechend geschulte Personal nicht mehr, das sich heute mit einer zehn Jahre alten Softwareumgebung auskennt. Das ist eine Gefahr für Bauunternehmen. Die zweite Gefahr: irgendwann sind Sie damit nicht mehr wettbewerbsfähig. Denn:

 

Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem eine veraltete IT-Landschaft den Gesamterfolg des Bauunternehmens bedrohen kann. Wenn ein Betrieb nicht mehr vernünftig, akkurat und schnell kalkulieren kann, hat er ein Problem.

 

Herausforderung 3:

Für viele Bewerber ist IT ein Entscheidungskriterium

Berufseinsteiger, Studienabsolventen und „Young Professionals” setzen auf zukunftsfähige Unternehmen. Sie erwarten zeitgemäße Strukturen und modernste Kommunikationsmittel. Für diese Bewerbergruppe ist das oft ein Entscheidungskriterium für oder gegen ein Unternehmen. Und so ist die IT auch ein wesentlicher Baustein für die Zukunft eines Bauunternehmens – als attraktiver Arbeitgeber oder als digitaler Vorreiter. Bewerber erwarten fortschrittliche Software, denn viele kennen es aus Ausbildung dem Studium. So arbeiten alle Bildungseinrichtungen heute mit BIM. Heißt: Ihre Kollegen von morgen arbeiten heute schon mit modernen Softwarelösungen für die Baubranche. Weil sie für die Zukunft aufgestellt sein möchten. Und genau auf diese jungen Menschen können Bauunternehmen nicht verzichten. Um für die neue Bewerbergruppe ein attraktiver Arbeitgeber zu sein, reicht es heute nicht mehr, mit Excel zu arbeiten.

 

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Weniger Routine und Fehler, mehr Freiraum und Transparenz – so profitieren Mitarbeiter vom Umstieg

Setzen Bauunternehmen ein Gesamtsystem ein, verändern und verschlanken sich Abläufe und Prozesse. Mitarbeiter werden von Routineaufgaben entlastet. Denn alles, was auf verfügbaren Daten basiert, übernimmt das Gesamtsystem. In allen Abteilungen werden sich Eingaben reduzieren, die von Hand gemacht werden. Stellen Sie sich vor, zu einem Projekt werden in unterschiedliche IT-Systeme teils identische Daten eingegeben und verarbeitet. Die Programme kommunizieren nicht miteinander und der eine Anwender weiß nicht, was der jeweils andere treibt. Dieser Mehraufwand und Arbeit aneinander vorbei kann zu einem hohen Fehlerpotenzial führen. Mit einem IT-System, das den gesamten Bauzyklus abbildet, reduzieren sich Mehrfacheingaben. An wenigen Stellen macht man auch mal eine Eingabe mehr. Aber das kommt dem Gesamtsystem zugute. Weil diese Information an einer anderen Stelle im Unternehmen hilft und für mehr Transparenz sorgt. Dadurch bekommen die einzelnen Mitarbeiter mehr Freiraum für das Wesentliche.

 

Mit einem einzigen Bauprogramm ist vernetztes Arbeiten auch in Niederlassungsstrukturen möglich

Großunternehmen und Baukonzerne arbeiten oftmals in Niederlassungsstrukturen. Auch in diesen Fällen stellen wir fest, dass oft unterschiedliche Software im Einsatz ist. Greifen die Niederlassungen auf unterschiedliche Bauprogramme zurück, können sie bestimmte Daten nicht abrufen oder vergleichen. Während Niederlassung A sofort die geforderten Zahlen liefern kann, benötigt Niederlassung B zwei Tage – und das mit einem hohen Personalaufwand.

Dabei können in der Realität ganz einfach mehrere Niederlassungen vom Wissen des Gesamtkonzerns profitieren.

Ein Beispiel: Die Niederlassung Zwickau hat den Zuschlag für ein Projekt bekommen, das am Rande des Einzugsgebietes liegt. Für die Materialbestellung kann die Niederlassung von den Erfahrungen anderer Niederlassungen profitieren. Im Idealfall sagt mir die IT nun auf Knopfdruck: In diesem Gebiet gibt es drei Lieferanten für Beton. In der Historie der Lieferanten sind Daten hinterlegt.

  • War der Lieferant pünktlich?
  • Wie ist das Preis-Leistungs-Verhältnis?
  • Wie war die Qualität der gelieferten Ware?
  • Hat die Menge gereicht?

Auf dieser Grundlage können die Mitarbeiter Entscheidungen treffen. Egal, in welcher Niederlassung sie arbeiten.

 

Die IT-Abteilung braucht Sicherheit

Für IT-Leiter ist der Umstieg von Insellösungen auf ein Gesamt-IT-System in vielerlei Hinsicht ein einschneidender Wechsel. Denn wenn ein IT-Leiter ein Go für ein neues System gibt, spielen sowohl rationale Faktoren eine Rolle als auch emotionale. Die IT-Abteilung schließt viele kleine alte Kapitel und setzt auf eine Software, die alles leisten kann. Als Entscheider kann der IT-Leiter derjenige sein, der eins zu eins mit der Unternehmens-Revolution verbunden wird. Aber: Das gelingt nur, wenn der IT-Leiter ganz genau weiß, was er zukünftig bekommt. Im Gegenzug müssen wir Dienstleister wissen, was der ITler von uns erwartet. Diesen Austausch stellen wir bei NEVARIS in abteilungsübergreifenden Workshops sicher. Mit dem Einkauf, mit der IT, mit der Buchhaltung, mit der Führungsebene. Gemeinsam stellen wir den Ist-Zustand fest und erarbeiten ein Soll-Konzept. Das gibt Sicherheit für ein Gelingen.

 

"Never change a running system" -
stimmt in vielen Fällen, aber niemals für Technologie.

 

IT-Leiter brauchen die Sicherheit, dass die neue Softwarelösung für ihre Anforderungen funktioniert. Der Vorteil bei einem Bauprogramm wie BUILD: Es wurde schon vorher von etlichen Bauunternehmen getestet. Wir haben mit NEVARIS einen hohen Standard in der Softwarebranche. Der kundenindividuelle Einsatz hat deshalb immer unsere bewährte Basis im Hintergrund. Wir erfassen mit unseren Bauprogrammen 90 bis 95 Prozent der Anforderungen, die Bauunternehmen haben. Alles, was wir präsentieren, können wir morgen liefern. Wir haben Software-Experten dahinter, die die Branche kennen – Support, Consulting, Produktmanagement, Entwicklung. So können wir nicht nur schnell einführen, sondern auch kompetent und flexibel helfen oder auch zur Seite stehen, wenn eine Digitalisierungsstrategie ausgebaut werden soll.

  

Transparente IT-Systeme sind Wissensmanagement

Eine Veränderung bedeutet immer, sich auf etwas Neues einzulassen. Neue IT-Systeme einzuführen heißt auch erst einmal mehr Arbeit. Es erfordert teilweise Überzeugungsarbeit direkt auf Mitarbeiterebene. Einige Kollegen werden das neue System dankend in Empfang nehmen. Andere bangen um ihr Hoheitswissen.

 

Viel Wissen findet heute noch ausschließlich in den Köpfen einiger Mitarbeiter statt. Das erklärte Ziel eines modern denkenden Bauunternehmens muss es sein, dieses Wissen für alle zugänglich zu machen.

 

Digitalisierung bedeutet, möglichst viel Wissen auf einfachstem Weg in die eingesetzte Software zu bekommen. Um transparent arbeiten zu können, um jederzeit verlässlich auf Daten zugreifen zu können und damit alle die gleichen Daten heranziehen. Aber für viele Mitarbeiter geht damit auch die Angst einher, dass man sich damit ein Stück vergleichbar und austauschbar macht. Stattdessen entlastet es Mitarbeiter mit Hoheitswissen und kann mit der richtigen Einstellung anspornen: ‘Ich stelle mein Wissen einer Matrix zur Verfügung, von der auch andere profitieren können.’ Das ist Wissensmanagement, das dafür sorgt, auch morgen noch zukunftsfähig zu sein.

 

Daten sind das Gold von heute

In einem sehr engen Markt mit einer knappen Margen-Situation braucht es maximale Transparenz. Die bekommen Bauunternehmen dadurch, dass sie aus jedem Winkel des Unternehmens an die Daten kommen, die sie brauchen. Ab einem gewissen Grad der Digitalisierung besteht die Kunst darin, die Informationen aus diesem Datengold auf den Punkt zu bringen. Sind sie zugänglich und verständlich, profitieren alle Fachabteilungen und Entscheider. Davon, dass sie aus diesen Zahl sinnvolle Erkenntnisse gewinnen und einfache Maßnahmen ergreifen können, die noch zielgerichteter sind als in der Vergangenheit.

 

IT-Abteilungen und die Führung eines Bauunternehmens haben oft Vorbehalte, wenn sie alte Zöpfe abschneiden. Die Chancen, die sich hinter einem Bauprogramm-Wechsel verbergen, sind dagegen zukunftsweisend. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, wenn Bauunternehmen sich öffnen und sich über Potenziale informieren, die in ihrem Unternehmensumfeld schlummern. Durch ein Gesamtsystem erlangt Ihr Bauunternehmen Mehrwert, Stabilität, Zukunftssicherheit und Perspektive.


Möchten Sie sich und Ihr Bauunternehmen mit meiner Hilfe zukunftsfähig aufstellen? Dann kontaktieren Sie mich
. Ich helfe Ihnen gerne weiter!