Die Verarbeitung papiergebundener Dokumente wie das Ablegen und Kategorisieren in Ordnern war gestern. Mit einem datenbankgestützten Dokumentenmanagementsystem - kurz DMS - digitalisieren Sie alle erforderlichen Dokumente und sichern den Informationsfluss zwischen Entscheidungsträgern. Mit nur wenigen Klicks haben Sie alle Dokumente schnell und effizient zur Hand - und das in einem vollkommen revisionssicheren und gesetzeskonformen System. Kommen Sie jetzt Ihrer Pflicht nach und dokumentieren Sie digital richtig, NEVARIS berät Sie gerne, damit auch Sie die Anforderungen der GoBD erfüllen. 

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was fordert der gesetzgeber?

Unveränderbarkeit, Formattreue, Indexierung und E-Mail Archivierung - das sind die Anforderungen der GoBD an elektronische Belege aus dem Archiv. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, führt kein Weg an einem  Dokumentenmanagementsystem vorbei. Somit herrscht für sämtliche Betriebe, die eine digitale Buchführung in ihrem Unternehmen haben indirekt auch eine Pflicht zum Dokumentenmanagementsystem.

Sobald Sie geschäftliche Korrespondenzen wie Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbelege oder Verträge digital verbuchen, genügt die normale Speicherung in einem Ordner auf Ihrem PC oder die Weiterleitung an ein anderes E-Mail Postfach nicht mehr. Im Klartext bedeutet das: Würde das Finanzamt Ihre Buchhaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung überprüfen und stößt dabei auf die Archivierung digitaler Belege auf dem PC, wäre das ein erheblicher Verstoß gegen die GoBD. Steuerschätzungen, Bußgelder oder der Wegfall von Subventionen sind nur einige der Folgen, die bei Nichtbeachten der GoBD eintreten können.

Was fordert der Gesetzgeber?
Digitale Ablage und Archivierung

ihre vorteile

Ein papierloses Büro verzichtet weitgehend auf papiergebundene Dokumente und setzt auf digitale Prozesse und automatisierte Bearbeitungsschritte. Die Bearbeitung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten findet ausschließlich digital statt - für mehr Effizienz, Arbeitseinsparung und Umweltschutz.

Ihre konkreten Vorteile bei der Nutzung eines DMS sind:

  • Einhaltung von Compliance-Anforderungen
  • Versionskontrolle und Revisionssicherheit
  • Schnellerer Informationszugriff dank zentraler Datenbank
  • Reduzierung von Suchzeiten
  • Senkung von Papier-, Druck- und Zustellkosten
  • Direkte und unmittelbare Auskunftsfähigkeit
  • Zugriff von überall
  • Einsparung von Archivräumen
  • Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

AUF DEN PUNKT GEBRACHT.

IHRE VORTEILE BEI DER EINFÜHRUNG EINES DMS-SYSTEMS

Ortsunabhängig
ORTSUNABHÄNGIG
Sie können bequem von überall auf Ihre Dokumente zugreifen. Öffnen und bearbeiten Sie Dokumente von beliebigen Standorten - auch von unterwegs.
Datensicherheit und Datenschutz
DATENSICHERHEIT UND DATENSCHUTZ
Ihre Dokumente sind geschützt und gesichert, weil sie unter höchsten Sicherheitsstandards übertragen sowie unveränderbar und fälschungssicher archiviert werden.
Mehr Mitarbeiterzufriedenheit
MEHR ZEIT, PLATZ UND MITARBEITERZUFRIEDENHEIT
Durch die übersichtliche Struktur Ihres DMS-Systems sparen Sie sich nicht nur das Archiv sondern optimieren auch Ihre Geschäftsprozesse, wodurch Sie zu guter Letzt auch für mehr Entlastung und mehr Motivation bei Ihren Mitarbeitern sorgen.

Sie sind sich noch nicht sicher, ob Sie die Anforderungen der GoBD erfüllen? Machen Sie bei uns den kostenlosen DMS-Check.

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VON DER THEORIE ZUR PRAXIS.

INTERVIEW MIT UNSEREM DMS-EXPERTEN THORSTEN SPRENGER

DMS Experte Thorsten Sprenger

1. Welchen Mehrwert liefert ein DMS-System für das Unternehmen?

Viele denken bei digitalem Dokumentenmanagement an die digitale Ablage. Ein DMS kann aber viel mehr. Der Anwender kann zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort aus auf alle Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, etc. zugreifen. Die Suche nach Dokumenten kann dabei über vorhandene Metadaten und/oder durch die integrierte Volltextsuche geschehen.

Durch Workflows können Dokumente automatisch an zuständige Mitarbeiter zu weiteren Bearbeitung verteilt werden. Die elektronische Ablage schützt darüber hinaus vor Datenverlust. Und der wohl wichtigste Punkt: Unternehmen sind auf der sicheren Seite, wenn es um die Vorschriften der Finanzbehörden geht.

2. Welchen Einfluss hat das DMS auf die typischen internen Abläufe in der Buchhaltung sowie auf die Arbeitsabläufe auf den Baustellen?

Verpasste Skontofristen, nicht rechtzeitig ausgeglichene Rechnungen oder Mahnungen gehören der Vergangenheit an. Durch die Freiformerkennung sind fehleranfällige, manuelle Eingaben nicht mehr nötig. Ein DMS-System warnt außerdem bei entscheidungsreifen Unterlagen, automatisiert und verkürzt die Bearbeitungsdauer von Dokumenten und senkt die Kosten durch Begrenzung der Anzahl herkömmlicher Papierdokumente. Aber nicht nur das Büro profitiert von einem DMS. Auch auf Baustellen können Bauleiter bspw. Rechnungen durch die mobile Integration in Sekundenschnelle prüfen und freigeben und sich dann wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

 

3. Wie unterstützt ein DMS bei Betriebsprüfungen/steuerlichen Prüfungen? Kann ein DMS auch bei der Bau-ARGE unterstützen?

Stundenlanges Vorbereiten auf eine anstehende Betriebsprüfung muss nicht mehr sein. Mit wenigen Klicks können Unternehmen die gewünschten Daten und Informationen beschaffen. Wer seine elektronischen Belege in einer GoBD-konformen Umgebung archiviert, hat bei einer Betriebsprüfung in formaler Hinsicht somit nichts mehr zu befürchten.

In Arbeitsgemeinschaften gibt es immer ein Unternehmen, das kaufmännisch "den Hut auf". Dieses muss dafür sorgen, dass alle Beteiligten bei Bedarf auf projektrelevante Dokumente zugreifen können. Hier unterstützt das DMS insbesondere, weil ein entsprechendes "selbsttragendes Archiv" in einem Datencontainer offline oder online kosten- und lizenzfrei bereitgestellt werden kann.

 

4. Wie läuft die Einführung eines DMS ab?

Vor jeder neuen Einführung sollten zunächst die beteiligten Mitarbeiter und Organisationen ins Boot geholt und bestehende Zweifel ausgeräumt werden. Meistens wird für die Einführung eines DMS-Systems eine Person auserkoren, die sich verantwortlich darum kümmert. Auch hier gilt: Planung ist das A&O. Ist das Unternehmen gut vorbereitet und liegen am Tag der Implementierung alle relevanten Ordner, Belege sowie die internen Abläufe vor, kann die Einführung oft innerhalb eines Monats abgeschlossen sein.


ALLES AUS EINER HAND.

MIT NEVARIS IMMER AUF DER SICHEREN SEITE

Nevaris DMS

Die Vorteile eines DMS liegen auf der Hand. Prozesse werden digitalisiert und so schneller und leichter nachvollziehbar. Ihre Dokumente sind leicht auffindbar, wodurch Sie alle nötigen Belege bei Bedarf rasch liefern können. Ergänzt durch Software zur Freiformerkennung werden Belege automatisch verarbeitet, Kopfdaten erkannt und Mengenabgleiche mit Lieferscheinen und/oder Bestelldaten durchgeführt. Auch die Arbeit mit festgelegten Prozessen und klar definierten Abläufen ist kein Problem. Mit unserem Workflow beschleunigen Sie nicht nur Ihre Prozesse, sondern gewinnen durch die systematische Dokumentation auch an Transparenz. Und das Beste: die nächste Steuerprüfung machen Sie mit Links.


Wie steht es um Ihr Dokumentenmanagement? Finden Sie es heraus.

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