Digitales Dokumentenmanagement
mit NEVARIS
Rechtssicher zum papierlosen Büro
Alle Dokumente jederzeit griffbereit

Verarbeitung papiergebundener Dokumente wie das Ablegen und Kategorisieren in Ordnern war gestern. Mit einem datenbankgestützten Dokumentenmanagement-system - kurz DMS - digitalisieren Sie alle erforderlichen Dokumente und sichern den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen. Mit nur wenigen Klicks haben Sie alle Dokumente schnell und effizient zur Hand - und das in einem revisionssicheren und gesetzeskonformen System. Kommen Sie jetzt Ihrer Pflicht nach und dokumentieren Sie digital richtig, NEVARIS berät Sie gerne, damit auch Sie die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllen.

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Was fordert der Gesetzgeber?

Unveränderbarkeit, Formattreue, Indexierung und E-Mail Archivierung - das sind die Anforderungen der GoBD an elektronische Belege aus dem Archiv. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, führt kein Weg an einem  Dokumentenmanagementsystem vorbei. Somit herrscht für sämtliche Betriebe, die eine digitale Buchführung in ihrem Unternehmen haben indirekt auch eine Pflicht zum Dokumentenmanagementsystem.

Sobald Sie geschäftliche Korrespondenzen wie Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbelege oder Verträge digital verbuchen, genügen die normale Speicherung in einem Ordner auf Ihrem PC oder die Weiterleitung an ein anderes E-Mail Postfach nicht mehr. Im Klartext bedeutet das: Würde das Finanzamt Ihre Buchhaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung überprüfen und stößt dabei auf die Archivierung digitaler Belege auf dem PC, wäre das ein erheblicher Verstoß gegen die GoBD. Steuerschätzungen, Bußgelder oder der Wegfall von Subventionen sind nur einige der Folgen, die bei Nichtbeachten der GoBD eintreten können.

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Sie sind sich noch nicht sicher, ob Sie die Anforderungen des Gesetzesgebers erfüllen? Machen Sie bei uns den
kostenlosen DMS-Check.

 

 
Ihre Vorteile mit DMS
Mit NEVARIS sind Sie immer auf der sicheren Seite

Die Vorteile eines DMS liegen auf der Hand. Ihre Dokumente sind leicht auffindbar, wodurch Sie alle nötigen Belege bei Bedarf rasch liefern können. Alle aktuellen, revisionierten und archivierten Versionen eines Dokuments sind zentral organisiert und minimieren Ihren Verwaltungsaufwand. Ihre Mitarbeiter können effizienter arbeiten und sind dadurch motivierter. Außerdem finden Sie die DMS Vorteile auch in Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen wieder. Und zusätzlich profitieren Sie von Kosteneinsparungen auf unterschiedlichen Ebenen. Und das Beste: die nächste Steuerprüfung machen Sie mit Links.

 

Kostenersparnis

Mit der Nutzung eines DMS senken Sie nicht nur Ihre Papierkosten, sondern auch die Ausgaben für Weitergabe und Archivierung von Dokumenten. Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente sparen Sie Druck- und Zustellkosten ein.

Datensicherheit

Ihre Dokumente sind geschützt und gesichert, weil sie unter höchsten Sicherheitsstandards übertragen sowie unveränderbar und fälschungssicher archiviert werden. Dabei werden selbstverständlich sämtliche Compliance-Anforderungen eingehalten.

Ortsunabhängigkeit

Dank des zentralen Archivs können Sie bequem und schnell von überall auf Ihre Daten zugreifen. Öffnen und bearbeiten Sie Dokumente von beliebigen Standorten - auch von unterwegs.

 

Zeit- und Platzersparnis

Durch die übersichtliche Struktur eines DMS-Systems sparen Sie sich das Archiv und reduzieren die Suchzeit von Papierdokumenten. Durch die Optimierung Ihrer Dokumentenverwaltung werden Ihre Mitarbeiter entlastet und Ihnen bleibt mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

Dokumentenmanagement in NEVARIS Lösungen

In NEVARIS Build (in Österreich Success X) - unserer Projektsoftware für Planer und ausführende Bauunternehmen - können Sie zwischen einer integrierten Dokumentenablage und der Nutzung des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare wählen. So verfügen die enthaltenen Module AVA, Kalkulation, Nachunternehmermanagement, Bauabrechnung, die Bauzeitenplanung und das CRM-Tool NEVARIS Inform über ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement. Für kleinere und mittlere Bauunternehmen haben wir ein spezielles DocuWare KMU Paket. Und in unserer Enterprise-ERP-Lösung für Buchhaltung, Baulohn, Controlling, Materialwirtschaft und Geräteverwaltung NEVARIS Finance ist die Anbindung an das DMS DocuWare zentraler Bestandteil für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. So arbeiten Sie effizient und sicher mit NEVARIS und DMS auf dem Weg zum papierlosen Büro.

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Automatisch wiederkehrende Unternehmensprozesse durch das Workflow-Management-System
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Mit einem webbasierten Workflow-Management-System bilden Sie automatisch wiederkehrende Unternehmensprozesse ab. Die digitalen Arbeitsabläufe können Sie flexibel nach Ihren Wünschen aufbauen. Prozesse werden im Workflow-Management-System gleichzeitig bearbeitet und dokumentiert. Mithilfe digitaler Workflows entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, behalten stets die Übersicht über Ihre Unternehmensabläufe und beschleunigen diese. Profitieren Sie von vielen Vorteilen, wie zum Beispiel:

  • Automatisierte Eingangsrechnungsprüfung
    Managen Sie Ihre Rechnungsprüfläufe ganz einfach. Alle Prozessschritte in Ihrer Rechnungsbearbeitung werden automatisch durchlaufen. Notizen und Änderungen können rechtegesteuert direkt am Bildschirm vorgenommen werden.

  • Regeldefinitionen
    Richten Sie einmal zentral spezielle Vertreterregelungen, Wiedervorlagen oder Eskalationswarnungen ein und stellen Sie automatisch Benachrichtigungen per E-Mail ein.

  • ERP-Schnittstelle
    Mit einer Schnittstelle zu verschiedenen ERP-Systemen unterstützt ein Workflow-Management-System alle darin abgebildeten Prozesse. Alle Ihre Unternehmensabläufe werden transparent und lassen sich zentral sequentiell oder parallel steuern.
  • Zusatzmodule
    Mit zahlreichen Zusatzmodulen passt ein Workflow-Management-System zu unterschiedlichen Unternehmensstrukturen.

 

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Nach Ihrem Gespräch mit unseren DMS-Experten wissen Sie:

  • Wie Sie in Sachen digitalem Dokumentenmanagement aufgestellt sind
  • Wie Sie Ihre Prozesse verbessern und dadurch Einsparungspotentiale gewinnen können
  • Ob Sie auf der sicheren Seite sind, wenn es um die GoBD-Anforderungen geht 
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